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启动远距工作 先克服四大误區

作者:张国荣 来源:博乐体育 发布时间:2021-09-23 20:07

全球企业抗疫,纷纷祭出远距工作对策。但仔细观察职场生态,想要员工在家工作没那麽简单。远距带来的四大误區,似乎还需要企业与员工互相包容与学习。

新冠肺炎疫情冲击全球,各企业纷纷祭出远距工作应对。但,新的职场尝试为企业主管、员工带来的改变,似乎没那麽简单。

首先,远距工作从原本大众认为的特殊待遇与福利,转变为一种“建议”,甚至是“不得不”的工作模式。

“远距工作,既是工作模式的改变,生产力也会变,”勤业众信联合会计师事务所风险咨询服务营运长吴佳翰说。首先,由于人们害怕在社群、团体生活中被边缘化,偏偏远距工作是独立运作,鲜少和同事碰面,导致员工个人的疏离感快速提升。

对于坐办公室的员工而言,公司的茶水间,往往是私下交流、培养感情的好所在。根据劳委会职训局“全国就业e网”的调查指出,茶水间不仅是上班族掌握公司信息的重要场所,同时也是工作压力释放,跟同事增进感情的场域。

但对远端工作者而言,每天最常见到的是手边的笔记本电脑、通讯设备等,尽管透过这些装置和同事们联络不难,但,总是少了聚在同一空间内,面对面一起闲聊的共同感。

“远距工作其实就像出差,”勤业众信联合会计师事务所风险咨询服务副总经理林彦良指出重点,有会要开时露脸,没有会议时就进行视讯通话:“公司会有很长一段时间看不到你,你也会有很长一段时间看不到同事,公司组织发生了什么事情其实也不太知道。”

图/远距工作大不易,需要配套措施才能见效。

误區1〉疏离感影响员工士气

而这种疏离感,可能会随著时间愈加明显。林彦良观察到,有些员工在视讯会议上线后,从来不讲话,当主管交办事项后,也不太会有反馈、互动或是沟通。

总归一句,在办公室里的同事,也不是时时注意彼此有没有认真工作,而是酝酿出一种团体参与和互动的感受。

当某人提出意见、开一些玩笑,周遭的人即便是简单的表情或动作,都能实时知道他人的反馈和想法。“而当你是远端工作者,这一切都看不到,除非整天和同事开著视讯,”林彦良说。

水能载舟亦能覆舟,远端工作虽可快速开发日常工作能力,让员工能随心所欲在各处工作,但久而久之,也可能会让人变得与世隔绝,感到孤独。

误區2〉自律让效率打上问号

而自律,亦是个大难题。

“左边是床,右边是猫”虽然是在家办公的一句玩笑话,却精辟点出了远距工作的最大难题──自律。

“提到远距工作,管理者最常说的一句话,就是员工私下究竟在做什么?”勤业众信联合会计师事务所风险咨询服务副总经理刘婉蓉说。

不容易掌握工作状况,这大概是多数企业老板对远距工作抱持怀疑的原因。像有些反对在家工作的管理者就认为,家里令人分心的事物和诱惑太多。

有个流传的实例是,大陆某企业员工参加电话会议,背后居然出现韩国人说话的声音;原来,是他忘记关闭正在播放的韩剧。

短短的小故事,却清楚点出如何确保远距办公效率的难题。

正因如此,管理者想把所有人放在一致化的空间。“因为员工在不同的工作环境下,会因不同个性产生不同工作结果,而集中管理最方便,”吴佳翰指出。

反之,远距工作是处在一个完全没有监督的环境,有大把的时间让人挥霍,而远距工作者是否能迅速调整至最佳的工作状态?是工作成败、维持效率的关键。虽然多项研究表明,远程办公人员通常比在办公室工作的人员生产效率更高。但是,并不是每个人都有良好自律能力。

因此,远距工作者本身要有一定的自我管理、独立运作能力,才能和主管、同事创建信任感。

“远距上班或是在家工作的人真的要很能自律才行,因为人就是会有惰性,”讯连科技营运长古媄君补充。

远距工作的另一个痛点,在于团队合作。对于许多企业而言,十分习惯团队聚在一个空间,或是共同在会议室里面,一有事情就可以当面沟通。员工一旦有事情要找老板、同事讨论,还是习惯使用电话,或是直接站起来,走到座位前面。

而远距工作,让“走到同事旁边”的距离变得更加遥远,因此团队沟通与合作不如想像容易。

《成功在家工作》(The Work-at-Home Success Bible)的作者特鲁克丝(Leslie Truex)指出,沟通和协调是远距工作最大的挑战。“要弄清楚老板或是其他经理的意图、工作分配,必须不断反复发送E-mail。”

远距工作的模式里,每个工作者都是一个独立的个体,即便是视讯团队会议,也都是事先安排好,这段期间内聊的也都是公事;彼此间闲聊、互动机会明显减少,使得团队间的关系会在不知不觉间变得愈来愈淡薄。

误區3〉凝聚力影响团队战力

另外,远距工作除了让维系团队关系变难,对于刚开始合作的新伙伴,也容易因为缺乏互动,不易创建信任关系。

想想,当身处在办公室的时候,不论是座位上、或走廊遇到同事,都能简单小聊几句关心彼此状况。这种闲聊虽说与工作无关,但却对组织氛围、关系创建有所帮助。

当团队人员互动愈频繁,愈能了解各自的价值、习性和做事方式,如此一来,默契就能自然而然创建,而产生更好的团队效率或是合作品质。

吴佳翰建议,即便是远距工作,不论是在线线下的团队活动都要经常举办,尤其是该由团队主管经常举办,员工才会觉得即便是分散在各地工作,仍旧能感受到来自团体的“温暖”。

误區4〉资安面临严峻挑战

远距工作也意味著资安问题将更加突显。

当在办公室工作时,使用公司的设备和网络,通常有一定的防护措施,可避免多种类型的资安攻击。但远程工作代表可在任何地方,包括家里、咖啡厅、饭店等进行工作,很可能会连接到不安全的网络而被骇,无意之间丢失公司重要信息与机密。

“譬如,有些人的E-mail会收到一则关于新冠肺炎在全球的分布图,但这其实是一个恶意钓鱼信件,只要点进去,就被骇了,”林彦良说。

类似的资安事件层出不穷。面对网络无国界的时代,资安议题已成为企业营运最重要的课题,而近期因防疫机制而盛行的远距工作,更加重了企业网络信息安全的挑战。

林彦良认为,远距工作的资安挑战不外乎是资料保护、资料权限认证以及事后追查能力。大部分的企业可以提供基本的资通讯基础设施,但更进一步的资安保护能力,却不见得拥有。

因此,企业在启用远距工作机制时应该注意网络环境安全、个人设备资安监控、外在设备资料保护、工作平台机密性这四大要点,才能顺利实施远距工作并确保信息安全。

“企业应从技术、流程、人员三面向优化应变管理思惟,”林彦良指出在全球防疫总动员的当下,企业必须提升网络安全防护策略。

远距工作因这场“疫外”,再度受到重视。但除了少数的人因职业性质早已习惯远端办公外,大多数上班族还是依循原有工作模式。当从原本与同事面对面合作变成透过电脑协作时,心态、工作习惯等都势必有所调整才能适应。所以,在采用远距工作作为因应疫情的措施之时,也需谨慎面对背后带来的挑战。